Almacenaje de dispositivos médicos y medicamentos: ¿Cómo se administra y controla el inventario?

Por admin-segex

El control de inventario se define, según The APICS Dictionary, como las actividades y técnicas de mantenimiento de los niveles deseados de artículos, ya sean materias primas, trabajos en proceso o productos terminados.

El control de inventario es clave en la cadena de suministro. Conlleva el registro de toda la información posible, desde el ingreso, hasta saber con exactitud cuánto se tiene y dónde, quién es el responsable, cuándo se despachará y cuál será su destino final.

Entre los inventarios que se manejan en Segex están:

  • Medicamentos
  • Dispositivos médicos
  • Materia prima para dispositivos médicos
  • Material de empaque
  • Material promocional

Pero, ¿cómo se administra y controla el inventario de dispositivos médicos y medicamentos en Segex?

Una de las herramientas más eficaces para el control y la correcta operación de un almacén es un sistema de gestión de almacenes o Warehouse Management System (WMS).

Este software incluye tecnología, como la identificación por radiofrecuencia (códigos de barra o QR), que reconoce y almacena los datos de los movimientos de los productos en tiempo real, dando un seguimiento del inventario y la ubicación de las existencias. Además, brinda soporte a las operaciones diarias, asignando tareas a los responsables y haciendo más eficiente la gestión.

También ayuda a centralizar la información de los productos almacenados, como código de artículo, lote, fecha de expiración, cantidad, facturas, valor del producto, así como la información aduanal, la factura comercial y el DUA. Esto permite llevar un control detallado, para una trazabilidad eficaz y precisa del producto almacenado.

Existen diferentes técnicas y métodos para el control de inventarios. Estos son algunos de los más utilizados en Segex:

  1. Inventarios cíclicos: Con base al método ABC o método 80/20 se hace una clasificación de los productos y luego un plan de inventarios que estipula la periodicidad en el muestreo del inventario cíclico. Posteriormente se generan reportes para entregar al cliente.
  2. Toma física: Es un conteo de la totalidad del producto. Se realiza, por lo general, una vez al año.
  3. Conciliaciones de inventario: El cliente envía un registro de su inventario teórico, y se concilia con lo que se tienen en el almacén, a partir del código de producto y lote. Se realiza con la frecuencia que el cliente solicite.

Cuando los productos ingresan a Segex se administran en condiciones y áreas diferentes. Existen varios status en los que se gestionan, tanto vía WMS como con identificación física y etiquetas de colores, según su categoría.

Los status o categorías son:

  1. Cuarentena: Este es el primer status que se asigna a los productos al ingresar a la empresa. Se mantienen así hasta que se haga un muestreo e inspección del estado del producto, por parte del equipo de calidad, para su posterior aprobación.
  2. Aprobado (disponible): Una vez que pasa los controles de calidad al ingreso y la regente confirma que el producto cumple con las especificaciones establecidas por el cliente o laboratorio, está listo para ser utilizado, ya sea en el Laboratorio de Acondicionamiento o para despachar.
  3. Retención de calidad o QA Hold: Se mantiene retenido porque está asociado a un reclamo, hallazgo, inconveniente o incumplimiento de calidad, debido a faltantes de accesorios, permisos o documentación necesaria que impida su aprobación.
  4. Control estatal: Inventario que ingresa para ser muestreado por regentes farmacéuticos, para trámites de registro sanitario en el Ministerio de Salud.  
  5. Psicotrópicos o estupefacientes: Se almacenan en un área especial, con un control riguroso y un registro detallado que se entrega al Ministerio de Salud.
  6. Vencido: Los productos se colocan bajo llave en un área segregada y controlada para coordinar la destrucción.
  7. Dañado:  Los productos se colocan bajo llave en un área segregada y controlada para coordinar la destrucción.

La administración y control de inventario se realiza de conformidad con el Reglamento de Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución (BPAD), que asegura a los clientes un control estricto de las condiciones de almacenamiento.

Se cuenta con un almacén de primer mundo de 4000m2 que representa 6000 posiciones de pallets. Está equipado con los más altos estándares de calidad y seguridad.

Tiene aire acondicionado en todo el espacio para controlar la temperatura y humedad, así como 3 cámaras frías de 2 a 8 grados, un sistema de detección y supresión de incendios y un riguroso control de plagas.

Segex es el único operador logístico, especializado en cadena de abastecimiento y distribución de medicamentos y dispositivos médicos. Reunimos amplia experiencia en manejo de licitaciones para la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), el Instituto Nacional de Seguros (INS), así como entregas a venta privada o distribuidores; sin duda, un aliado estratégico para la gestión de distribución en la industria médica y farmacéutica.

Sabemos que la correcta administración, exactitud, y controles de inventarios son aspectos altamente valorados por nuestros clientes. Empresas de gran reconocimiento global confían en nosotros como sus aliados logísticos estratégicos.

Permítanos conocerle. Para mayor información sobre el servicio de administración de inventarios, favor contactar a Gabriela Ruiz al correo g.ruiz@segex.co.cr  

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